Opierając się na doświadczeniach własnych i moich klientów, uważam, że absolutną podstawą dobrze prosperującej firmy jest odpowiednie delegowanie zadań. Natomiast – aby robić to umiejętnie – warto posługiwać się właściwymi narzędziami. Z tego artykułu dowiesz się, jak wykorzystać w tym celu macierz Eisenhowera, i poznasz 6 kluczowych zasad sprawnego delegowania, które pomoże Ci osiągnąć sukces w biznesie.
Delegowanie zadań – dlaczego jest ważne?
Delegowanie zadań w biznesie to kluczowy element efektywnego zarządzania czasem i zasobami. Dla przedsiębiorców, menedżerów i kadry zarządzającej jest to nieodzowna umiejętność, która może znacząco wpłynąć na wyniki firmy. Delegowanie to ważny temat, a jednocześnie wielu liderów oraz menedżerów cierpi, ponieważ nie potrafią robić tego dobrze.
Delegowanie ma wielowymiarowy charakter, ale jego istotność wynika z jednej prostej prawdy życiowej – mamy ograniczony czas. Dlatego – czy to nam się podoba, czy nie – nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego sami i musimy wybierać, co jest dla nas w danej chwili ważniejsze, a resztę porzucić lub właśnie oddelegować.
Ale jak wybierać, które zadania wykonać samodzielnie, a które oddelegować? Odpowiedzią jest tzw. macierz Eisenhowera.
Delegowanie zadań na podstawie macierzy Eisenhowera
Macierz Eisenhowera powstaje przez zestawienie ze sobą dwóch aspektów zadań: pilności i ważności. Jak są rozumiane?
- Pilność – określa, czy dane zadanie wymaga natychmiastowego działania, czy można je odłożyć na później.
- Ważność – określa, czy dane zadanie ma istotne znaczenie w długim okresie, czy jest bardziej rutynowe i nie przynosi dużych długoterminowych korzyści.
Na tej podstawie dzielimy zadania na cztery grupy:
- ważne i pilne;
- ważne i niepilne;
- nieważne i pilne;
- nieważne i niepilne.
Jak potraktować zadania z każdej z tych grup?
- Ważne i pilne – wykonaj je od razu. Nie odkładaj ich w czasie, ponieważ mogą spowodować przeciąganie się projektów lub straty finansowe i posiadanych klientów.
- Ważne i niepilne – zaplanuj precyzyjny czas na ich wykonanie. W przeciwnym wypadku będą wciąż odkładane, a najczęściej mają największy wpływ na rozwój nasz i naszej firmy.
- Nieważne i pilne – to najmocniejsi kandydaci do wydelegowania. Dlaczego? Z jednej strony muszą być jak najszybciej wykonane, ale z drugiej – my sami nie czujemy, że dadzą nam osobistą wartość.
- Nieważne i niepilne – to zwykłe pożeracze czasu. Dlatego, jeśli to tylko możliwe, powinniśmy je eliminować albo postarać się, żeby w przyszłości takich tematów było jak najmniej.
Kluczowe zasady sprawnego delegowania zadań
Aby skutecznie delegować zadania, przestrzegaj tych 6 kluczowych zasad:
- Identyfikuj priorytety. Wykorzystaj macierz Eisenhowera, aby sklasyfikować zadania pod kątem pilności i ważności. Brzmi dość oczywiście, skoro pisałem o tym wyżej, ale chodzi o to, żeby nie tylko wiedzieć, że ta metoda istnieje i jest przydatna, ale przede wszystkim stosować ją w praktyce.
- Wybierz odpowiednich ludzi. Przy delegowaniu zadań zwracaj uwagę na umiejętności pracowników. Znowu – niby oczywiste, ale często spotykam się z delegowaniem na zasadzie „kto akurat będzie pod ręką”. A jeśli chciałbyś dobierać zadania do pracowników bardziej efektywnie, to zachęcam do przeczytania mojego artykułu o rozwoju pracowników.
- Daj jasne instrukcje. Wyjaśnij, czego oczekujesz od danej osoby lub osób i jakie są cele zadania. Najlepiej opisz, po czym poznasz, że zadanie zostało poprawnie wykonane, oraz nakreśl, co koniecznie musi być zrobione, a co jest miłym dodatkiem.
- Monitoruj postępy. W przypadku zadań wymagających więcej czasu lub mających kolejne etapy warto monitorować postępy i jakość ich wykonania. Pamiętaj, że chodzi tylko o drobne, cykliczne weryfikacje, które zajmą Ci niewiele czasu. O wadze monitorowania postępów pisałem również w artykule poświęconym często zaniedbywanym aspektom wyznaczania celów biznesowych.
- Udzielaj informacji zwrotnej. Jeżeli zadanie nie zostało wykonane poprawnie lub widzisz, jak można zrobić je lepiej przy następnej okazji, to udziel pracownikowi konstruktywnej informacji zwrotnej.
- Nagradzaj sukcesy. Doceniaj wysiłek pracowników i ich osiągnięcia. Jest to ważne przy każdym typie zadań, ale szczególnie wtedy, gdy oddelegowujesz takie, które oryginalnie należało do Ciebie.
Zalety delegowania zadań
Może już się domyślasz, co zyskuję dzięki delegowaniu. W moim przypadku sprawia ono, że uwalniam czas na inne projekty, w których jest potrzebna moja osobista obecność oraz na moje sprawy ważne i niepilne. Dlatego, prowadząc swoją firmę, deleguję możliwie jak najwięcej.
Z biegiem czasu widzę, że delegowanie to naprawdę bardzo cenna umiejętność. Gdy potrafisz się pogodzić z tym, że nie musisz robić wszystkiego, a nawet (co chyba ważniejsze), że nie wszystko robisz najlepiej – skupiasz się tam, gdzie masz najwyższe kompetencje, a całą resztę delegujesz. To właśnie uważam za właściwą drogę do długoterminowego sukcesu.
Po trzecie – wyrabiasz w sobie coś, co ja nazywam dojrzałością lidera, bo jeżeli potrafisz delegować, to oznacza, że wszedłeś na wyższy poziom umiejętności zarządzania (sobą i innymi). Zaakceptowanie, że nie jesteś we wszystkim najlepszy, wymaga pokory, a ona jest jedną z kluczowych cech dobrych liderów.
Na koniec warto pamiętać, że delegowanie daje korzyści nie tylko Tobie, ale też Twoim (współ)pracownikom. Pokazujesz im w ten sposób, że masz zaufanie do nich i ich kompetencji. W efekcie dajesz im przestrzeń do rozwoju poprzez testowanie nowych rzeczy, popełnianie błędów i wyciąganie z nich wniosków na przyszłość.
Podsumowanie
Delegowanie jest nieodłącznym elementem prowadzenia skutecznego biznesu. Jeżeli jeszcze nie delegujesz, to możesz zacząć za pomocą macierzy Eisenhowera. Jeśli już to robisz, to pamiętaj, żeby nie zaniedbywać kluczowych zasad skutecznego delegowania zadań. Nie wyobrażam sobie prowadzenia biznesu bez tej kompetencji i wierzę, że podane rozwiązania będą przydatne też w Twoim.
Chcesz zacząć lub jeszcze lepiej delegować zadania i odzyskać czas, który przeznaczysz na naprawdę ważne zadania? Poznaj strategie szachowych mistrzów i wdrażaj je w swoim biznesie. Zrobisz to razem z moją bestsellerową książką, która jest obecnie dostępna w zaktualizowanej wersji II wydania. Więcej dowiesz się pod tym linkiem lub klikając w przycisk poniżej.
